Неправильне підписання конверта уповільнює процес отримання листи, листівки або зателефонувати тим, кому вони призначені. Це також може призвести до того, що пошта не досягне свого пункту призначення. Щоб цього не сталося, потрібно всього лише слідувати простим правилам підписання конверта. Тоді швидка доставка вихідної пошти буде забезпечена.

Багато людей навіть не знають, що існує правильний спосіб написання адреси на листі. Якщо воно прибуває в потрібне місце, значить все було зроблено вірно… так? На жаль, навіть не в цьому справа. При підписанні конверта для ділового контакту особливо важливо зробити це правильно, щоб показати свій професіоналізм. Це навик, який, швидше за все, доведеться використовувати час від часу і в подальшому для роботи, тому краще навчитися цього з самого початку.

1. Розташувати конверт. Покласти конверт на плоску поверхню. Розмістити його так, щоб він лежав клапаном вниз і лицьовою стороною вгору. Він повинен бути орієнтований в довжину зліва направо, а не зверху вниз. Лицьова сторона конверта – це те місце, де буде написана вся інформація, необхідна для того, щоб лист досягло свого адресата.

2. Написати зворотну адресу. Зворотну адресу обов’язковий у тому випадку, якщо пошта не може бути доставлена. Якщо лист не в змозі досягти свого пункту призначення, поштовий сервіс відсилає його назад до відправника в місце, позначене як зворотну адресу. Зворотна адреса пишеться у верхньому лівому куті конверта і складається з трьох підпунктів тексту:

• імені – розташувати ім’я у родовому відмінку потрібно у верхньому лівому куті конверта, це буде перший підпункт тексту;
• адреси вулиці, адреса вулиці, номер будинку і квартири повинні розташовуватися під ім’ям в якості другого підпункту тексту;
• назви населеного пункту, області, країни та індексу – цю інформацію необхідно писати безпосередньо під адресою вулиці в якості третього підпункту тексту.

3. Написати адресу одержувача. Це пункт призначення, куди пошта буде доставлена. Він пишеться в правому нижньому кутку в спеціально відведеній для цього графі. Якщо на цьому місці немає ліній для заповнення, починати треба від самого центру конверта. Текст повинен містити три підпункти:

• ім’я особи, якій буде надіслано лист, в давальному відмінку – його слід писати, починаючи від самого центру конверта;
• адреса вулиці одержувача – він пишеться з нового рядка, прямо під ім’ям адресата;
• назва населеного пункту, області, країни та індекс одержувача – ця інформація вказується на останніх рядках і знаходиться безпосередньо під адресою вулиці.

Форма імені, яка використовуватиметься, залежить від того, як адресат любить, щоб до нього або до неї зверталися. Якщо, наприклад, відомо, що чия-то тітка воліє зберігати певний рівень анонімності, можна просто написати на конверті «П. Іванової» замість «Поліні Іванової».

Писати ім’я також варто зі всіма необхідними званнями. Їх, певно, можна опустити, якщо лист адресується до близького друга або члена сім’ї. Але їх краще враховувати, коли пошта призначається для урядових чиновників, військовослужбовців, докторів наук або професорів. Наприклад, якщо лист надсилається професору, то необхідно написати «Професор П. І. Іванової».

Адреса вулиці із зазначеними номерами будинку і квартири може бути таким довгим, що не поміститься на одній сходинці. В такому випадку треба просто написати номер квартири на сходинці, що знаходиться під цією. Можна використовувати деякі абревіатури для позначення типу вулиці до тих пір, поки вони пишуться правильно. Зокрема, потрібно писати «б-р» замість «бульвар», «пл.» замість «площа», «пер.» замість «провулок», «ш.» замість «шосе», «пр-т» замість «проспект» і т. д.

Якщо лист повинен прийти на абонентський ящик, немає потреби включати у блок адреса вулиці, на якій розташовується пошта. Відштовхуючись від індексу, поштовий сервіс знайде місцезнаходження абонентського ящика.

4. Наклеїти марку на конверт. Марка клеїться у правому верхньому куті листа. Вартість марки – це обов’язкова плата за відсилання конверта через поштові сервіси в багатьох країнах.

Поради

• Писати на конверті стоїть за допомогою кулькової ручки або перманентного фломастера. Якщо не використовувати їх, адреса одержувача або зворотну адресу можуть стати нечіткими або зовсім стертися. Це призведе до неможливості доставки пошти.
• Якщо лист надсилається людині в компанії, почати перший рядок адреси одержувача треба з назви компанії. Писати ім’я людини потрібно під назвою компанії з позначкою «кому» прямо перед його або її ім’ям.
• Підписуючи конверт, завжди слід використовувати розбірливі друковані літери. Не варто писати літерами.
• Краще використовувати 3-5 рядків в адресному блоці. Кожен рядок має містити необхідну інформацію:

1)рядок одержувача(для назви компанії одержувача);

2)рядок «кому»(для імені адресата);

3)рядок адреси доставки(для вулиці, номера будинку тощо);

4)додаткова адресна рядок(для району та іншої інформації);

5)останній рядок(для міста, області, країни та індексу).

• Необхідно використовувати схвалені поштовою службою абревіатури та скорочення для якомога більшого числа компонентів адреси. Наприклад, «вул.» замість «вулиця», «кв» замість «квартира» і т. д. Повний список скорочень можна знайти на пошті.
• Вирівнювати всі рядки треба по лівому краю. Не можна розташовувати ніякі зображення або інші елементи, не пов’язані з адресою, ліворуч або праворуч від адресного блоку.
• Потрібно залишати достатньо місця між буквами, словами і рядками. Не можна писати букви, слова чи рядки внапуск.
• Слід використовувати правильний друкарський шрифт. Символи повинні максимально легко розпізнаватися неозброєним оком. Добре підійдуть такі готичні шрифти без зарубок, як Arial, Tahoma, Verdana та Helvetica. Розмір шрифту теж зобов’язаний бути підібраний правильно. Відповідний розмір символів – від 10 до 12(враховуючи, що розмір 72 – це 2,5 см).